Tietosuoja

Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojalauseke koskee Cavereal Oy:n ja sen aputoiminimen Kiinteistösepot LKV:n rekisteröityjen sekä verkkopalvelujen käyttäjien henkilötietojen käsittelyä. Cavereal Oy on kiinteistöpalvelujen tuottaja jonka toimintaan kuuluu kiinteistönvälitys, kiinteistönhallinnan järjestelmät sekä kiinteistösijoittaminen.

Cavereal Oy on sitoutunut suojaamaan asiakkaidensa sekä verkkopalvelujensa käyttäjien yksityisyyttä kulloinkin voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tässä tietosuojaselosteessa esitetään tarkemmin seuraavat asiat:

  • rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
  • henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
  • henkilötietojen käsittelyperusteet
  • rekisterin tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet
  • tietojen säilytysaika
  • tietojen luovutukset
  • tietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle
  • rekisterin suojauksen periaatteet
  • rekisteröidyn oikeudet
  • muutokset tietosuojalausekkeeseen
  • yhteystiedot

REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ

Cavereal Oy
Kristianinkatu 1
00170 Helsinki Puhelin 040 218 5 888
www.cavereal.fi
Y-tunnus 2903760-8

Tuomas Cavén
Puhelin 040 218 5 888
Sähköposti tuomas@cavereal.fi

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Cavereal Oy käsittelee henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti tietoturvallisella tavalla muun muassa seuraavissa tarkoituksissa:

  • asiakassuhteen hoitamiseen ja ylläpitoon
  • laskutukseen
  • maksujen valvontaan
  • asiakasviestien ja tiedotteiden lähettämiseen
  • tuotteiden jakeluun
  • asiakassuhdetta vahvistaviin markkinointitoimenpiteisiin
  • palvelujen ja liiketoiminnan kehittämiseen
  • markkinointi- ja mielipidetutkimuksiin
  • yhteydenpitoon yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden kanssa

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYPERUSTEET

Henkilötietoja käsitellään seuraavilla tietosuojalainsäädäntöön pohjautuvilla perusteilla:

  1. Sopimus: Käsittelemme rekisteröidyn antamia tietoja täyttääksemme sopimuksen palvelusta tai tuotteesta, jonka rekisteröity on tilannut.
  2. Suostumus: Voimme käsitellä rekisteröidyn antamia tietoja tai havainnoituja tietoja käyttäjän suostumuksen perusteella muun muassa tehdäksemme sähköisiä suoramarkkinointitoimenpiteitä.
  3. Oikeutettu etu: Oikeutetun edun perusteella henkilötietoja käsitellään:
    • asiakastapahtumien varmentamiseen (esim. maksujen valvonta)
    • palveluiden toteuttamiseen (esim. evästeiden käyttö palvelujen toimivuudeksi)
    • liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittämiseen (esim. palautteiden käsittely)
    • väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen (esim. kirjautumisten seuranta)
    • profilointiin sekä markkinointiin
    • Hallussamme olevia henkilötietoja käsitellään Cavereal Oy:n sisällä. Nämä käsittelytarkoitukset ovat liiketoiminnan kannalta välttämättömiä ja siten oikeutettuun etuun perustuvia. Käyttäjä voi vastustaa käsittelyä alla kohdassa ”Rekisteröidyn oikeudet” kuvatuin tavoin.
  4. Lakisääteinen velvoite: Cavereal Oy on velvoitettu käsittelemään ja säilyttämään joitakin rekisteröidyn henkilötietoja noudattaakseen kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä. Tällöin käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteröidyn antamat tiedot

Keräämme rekisteröidyn antamia tietoja tai muuten rekisteröidyn henkilökohtaisesti tunnistavia tietoja mm. tilauksen tai palvelun toimittamiseksi ja laskuttamiseksi, asiakassuhteen hoitamiseksi ja kehittämiseksi, profilointiin sekä markkinointiin ja mielipidetutkimuksiin. Ilman yhteys- ja laskutustietoja emme voi toimittaa tuotetta tai palvelua, jonka rekisteröity on tilannut.

Rekisteröidyn antamiin tai muuten rekisteröidyn henkilökohtaisesti tunnistaviin tietoihin kuuluvat:

  • yhteystiedot kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköposti
  • digitaalisen tilin tunnukset (esim. sähköposti, salasana)
  • demografiatiedot (esim. ammatti, äidinkieli, sukupuoli)
  • asiakassuhdetta koskevat tiedot (esim. laskutus- maksu- ja perintätiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot, peruutustiedot)
  • suoramarkkinointikiellot ja -luvat
  • mielenkiinnon kohteet ja muut rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot
  • Y-tunnus (mikäli rekisteröity on sen ilmoittanut)
  • yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden tiedot
  • mahdolliset muut asiakkuuteen liittyvät asiointi- ja käyttötiedot (esim. tiedot asiakkuuden sisällä tapahtuvasta asioinnista sekä tuotteiden ja palveluiden käytöstä eri kanavissa, rekisteröityjen itse antamat tyytyväisyystiedot sekä muut vastaavat asiointi- ja käyttötiedot tai tilaukseen liittyvät lisätiedot)
  • Palveluiden käytöstä havainnoidut tiedot

Vuokranantajien ja asunnon myyjien osalta käsitellään perustietojen lisäksi:

Vuokrattavaan tai myytävään kohteeseen liittyvät omistussuhteet ja tiedot, kuten osoite, kiinteistörekisteri- tai asunto-osakeyhtiötiedot, kunto- ja remonttitiedot, kiinnitys-, vastike- ja velkaosuustiedot, koko, huoneluku, vapautuminen, vuokra- tai hintapyyntö, tieto siitä, onko välityskohde tarkoitettu käytettäväksi puolisoiden yhteisenä kotina, sekä asiakkaan antamat lisätiedot kohteesta.

Vuokralaisten ja vuokra-asunnon hakijoiden osalta käsitellään perustietojen lisäksi:

  • Työnantaja
  • Työsuhteen luonne (toistaiseksi voimassaoleva, määräaikainen)
  • Opiskelijastatus, oppilaitos, koulutusohjelma
  • Asunnon hakukriteerit
  • Vuokrasuhteen alkamispäivä
  • Taloudelliset tiedot ja tulot sekä muut tiedot vuokranmaksukyvyn arvioimista varten
  • Mahdollinen takaus-, holhooja- tai edunvalvontasuhde tai mahdollinen yhteyshenkilö

Voimme käyttää tietojen päivittämisessä ja rikastamisessa myös ulkopuolisia tietolähteitä varmistaaksemme, että asiakkaidemme tiedot ovat ajantasaisia ja virheettömiä:

  • Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmää
  • Postin osoitetietojärjestelmää
  • muita vastaavia yksityisiä ja julkisia rekistereitä
  • Mikäli henkilötietoja käsittellään muuhun kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin, varmistamme käsittelyn yhteensopivuuden sen tarkoituksen kanssa, jota varten tiedot alun perin kerättiin.

TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Säilytämme rekisteröidyn tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Rekisteröity voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan seuraavassa kohdassa kuvatuilla tavoilla. Vuokranantajan ja vuokralaisen tietoja säilytämme ainakin lain vaatiman 5 vuotta.

Vuokra-asunnon hakijan tai asunnon ostamisesta kiinnostuneen tietoja säilytämme korkeintaan kuusi kuukautta tietojen antamisesta, mikäli vuokra- tai kauppasopimusta ei synny ja siitä aiheudu perustetta pidempään säilytysaikaan. Tehtyjä tarjouksia säilytämme, kunnes reklamaatioajat ovat päättyneet, mutta aina kuitenkin vähintään lain edellyttämät viisi vuotta.

Markkinointirekisterissä tietoja säilytetään tyypillisesti niin kauan, kuin henkilö ei ole kieltäytynyt vastaanottamasta markkinointiviestintää eivätkä tiedot ole muutoin vanhentuneet. Mikäli henkilö kieltäytyy markkinoinnista, säilytämme tiedon kiellosta ja yhteystiedoista, jotta voimme varmistaa kiellon noudattamisen.

Voimme myös olla velvoitettuja säilyttämään joitakin rekisteröidyn henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen. Laskutustietoja säilytetään tyypillisesti seitsemän (7) vuoden ajan.

TIETOJEN LUOVUTUKSET

Cavereal Oy ei myy, vuokraa, siirrä tai luovuta rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille muissa kuin alla kuvatuissa tapauksissa:

  • Suostumus: Voimme luovuttaa rekisteröidyn tietoja kolmansille osapuolille, mikäli rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa.
  • Viranomaiset: Voimme luovuttaa henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
  • Yritysjärjestelyt: Mikäli myymme, ostamme, fuusioimme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme, rekisteröidyn henkilötietoja voidaan luovuttaa ostajille ja näiden neuvonantajille.
  • Kohderyhmät: Voimme jakaa sivustojemme kohderyhmätietoja kolmansille osapuolille. Mainostajat ja niiden kumppanit käyttävät tietoja tehdäkseen päätöksen mainostilan ostamisesta sekä analysoidakseen kampanjoiden tehokkuutta. Mainostilan ostaminen ja myynti tapahtuu tyypillisesti automaattisesti ohjelmistoja hyödyntäen. Näiden ohjelmistojen avulla mainostaja tai sen kumppani voi yhdistää sivustojemme käyttäjiä kuvaavaa kohderyhmätietoa omiin tietoihinsa ostaakseen mainostilaa juuri siltä sivustolta, jossa vierailee ko. mainostajan tuotteista tai palveluista kiinnostuneita käyttäjiä.
  • Oikeusvaateet ja perintä: Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille, jos uskomme, että se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, saatavien perimiseksi mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Käytämme tietojen käsittelyssä alihankkijoita, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Alihankkijat käsittelevät tietoja meidän lukuumme, eivätkä ne saa käsitellä tietoja omiin tarkoituksiinsa.

TIETOJEN SIIRROT EU- TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE

Emme pääsääntöisesti siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Jos siirrämme tiedot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa:

  • sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla (esim. Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen)
  • käsittelemällä henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti

Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolella voi perustua myös rekisteröidyn suostumukseen.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Rekisterin käyttöoikeus on vain rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus. Tiedot on tallennettu tietokantoihin, joihin vaaditaan käyttäjätunnus ja salasana. Tietokannoissa olevat tiedot on suojattu teknisesti palomuureilla.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet henkilötietojensa keräämiseen, käsittelyyn ja sisältöön liittyvissä asioissa.

Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: Asiakkaalla on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Rekisteröidyn pyynnöstä oikaisemme, poistamme tai täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.

Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen: Rekisteröity voi saada toimittamansa henkilötiedot siirretyksi itselleen tai toiselle rekisterinpitäjälle ottamalla yhteyttä Cavereal Oy:hin. Henkilötietojen siirron edellytyksenä on:

  • kyse on tiedoista, jotka rekisteröity on toimittanut itse Cavereal Oy:lle.
  • tietoja käsitellään automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella
  • Suoramarkkinoinnin ja siihen liittyvän profiloinnin kielto-oikeus: Rekisteröity voi milloin tahansa kieltää tietojensa luovuttamisen ja käsittelyn suoramarkkinointia sekä siihen liittyvän profiloinnin varten ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.

Vastustamisoikeus ja käsittelyn rajoittaminen: Rekisteröity voi henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun. Tietojen käsittelyä voidaan myös rajoittaa siksi ajaksi, kun arvioimme perusteita tietojen käsittelyn vastustamiselle. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.

Suostumuksen peruuttaminen: Rekisteröity voi myös peruuttaa antamansa suostumuksen, milloin tahansa ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme tai muilla erikseen tarjotuilla keinoilla.

Valitusoikeus: Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän tietosuojalausekkeen ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vastaisesti. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tämän tietosuojalausekkeen lopusta.

MUUTOKSET TIETOSUOJALAUSEKKEESEEN

Cavereal Oy kehittää palvelujaan jatkuvasti ja pidättää itselleen oikeuden muuttaa tätä tietosuojalauseketta ilmoittamalla siitä palveluissaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

YHTEYSTIEDOT

Tähän tietosuojalausekkeeseen liittyvät tiedustelut tulee lähettää osoitteeseen:

Cavereal Oy
Kristianinkatu 1 B 13
00170 Helsinki
Puhelin 040 218 5 888
www.cavereal.fi

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite:
Ratapihantie 9, 6. krs.
00520 Helsinki
Postiosoite:
PL 800
00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi